Документооборот в любой современной организации подразумевает обработку и хранение тысяч необходимых документов. При этом каждый сотрудник компании, а тем более, ее руководитель, должен в любой момент времени иметь доступ к любой нужной информации. Даже если соответствующая служба работает идеально, традиционный бумажный документооборот не обеспечивает возможность мгновенно найти требуемую информацию и может существенно затормозить работу организации.
В отличие от бумажного, электронный документооборот позволяет в несколько раз увеличить эффективность работы компании. Передовые методы обработки и хранения всей документации, внедренные на предприятии, помогают оптимизировать время на поиск необходимой информации и существенно снизить расходы предприятия. Преимуществами от установки программного обеспечения, которое предназначено для работы с документами, могут воспользоваться все основные службы организации.
Автоматизация документооборота – выгода и преимущества
1. Для руководителя.
Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют руководителю тратить на сбор и анализ информации значительно меньше времени. Возможность поиска по определенным параметрам, классификации, формирования подборок и сохранения необходимых результатов – это только часть тех преимуществ, которые получает руководитель, пользуясь установленной СЭД.
2. Для секретаря.
Так как основной объем работы по подготовке, распечатке, архивированию и поиску документов лежит на секретариате, автоматизация процесса позволяет существенно уменьшить время, необходимое для обработки всей информации.
3. Для бухгалтерии.
Возможность хранить данные в структурированном виде и обеспечение быстрого доступа к ним высоко оценивается всеми сотрудниками финансово-бухгалтерских служб. А автоматизация подготовки отчетов, ведения учета и многих других операций позволяют облегчить и ускорить всю работу, выполняемую финотделом или бухгалтерией.
4. Для организации в целом.
Огромным преимуществом СЭД является снижение затрат, которое достигается за счет экономии расходных материалов. Кроме того, разработка приложений по автоматизации документооборота позволяет повысить продуктивность труда, избежать проблемы потерянных документов и обеспечить простой и практически мгновенный доступ к нужной информации для всех уполномоченных сотрудников.